コンピュータの特徴は、
「計算が速い」　「大量の情報を記憶することが出来る」　「同じ作業を正確にこなす」
「データの再利用が出来る」　「ネットワークを構成出来る」
などがあります。
日常の業務の中で、「毎月同じことを繰り返している業務」、「紙やEXCEL単体で管理している業務」、「あちらこちらの資料を見ながら計算に時間が掛っている業務」などは、
業務のシステム化をすることにより、業務効率が格段にあがります。

営業部門で受注売上したデータが正しく請求され入金されたかは、同じデータを見ている限り確認できますが、データの共有がなければ営業部門の売上金額と経理で請求した金額が一致しているかは、2つのデータを見比べる必要があります。また、その請求書に対し入金済みか否かは経理で入力しても営業部門に伝達するのに時間がかかります。営業担当者は、お客様に入金催促の電話をしてしまうかもしれません。

営業担当者が入力した売上データがそのまま請求データとなりますので、同じデータの重複入力による負荷とミスがなくなります。仮に売上伝票が増加してもデータは営業担当者が入力するので、月締めのタイミングで経理に負荷が集中するといった問題も解決します。

システムを導入すると誰がどんなデータを入力し、出力するのかがシステムにより規定されます。社員の個人的な能力で業務が動き、その人がいなくなると業務が停滞するといった事がなくなり、業務の標準化をすることができます。

煩雑だった作業が標準化されたり、手作業や複数のEXCELファイルから数字を集めてきて、集計することがなくなったり、あるいは、検索の機能の活用などにより、得意先の売上、商品別の売上なども直ぐに把握することでき、作業時間が短縮されます。

システムを導入することにより、蓄えられたデータを元に将来予測をし、企業の売上げを拡大出来るメリットがあります。代表的なデータの活用をご紹介します。